Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 7. September 2026
Hinweis: Dies ist Mustertext. Vor dem Launch mit Rechtsberatung prüfen.
1. Überblick
RoomBase („wir“, „uns“) betreibt eine Plattform für Raumbuchung und Workspace-Management unter app.roombase.cloud. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und schützen, wenn Sie unseren Dienst nutzen.
2. Welche Daten wir erheben
2.1 Kontodaten
Wir erheben Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild über unseren Authentifizierungsanbieter WorkOS AuthKit. Außerdem speichern wir Informationen zur Organisationsmitgliedschaft.
2.2 Buchungsdaten
Wir speichern die von Ihnen erstellten Buchungsdetails, einschließlich Raumauswahl, Zeitfenster, Titel, Beschreibungen und E-Mail-Adressen von Gästen für Einladungen.
2.3 Abrechnungsdaten
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Wir speichern Informationen zum Abo-Plan, den Abrechnungsstatus und die Anzahl der Mieterfirmen, jedoch keine Kreditkartennummern.
2.4 Nutzungsdaten
Wir protokollieren Audit-Einträge zu Aktionen in Hubs (z. B. Buchungsfreigaben, Mitgliedereinladungen, Änderungen an Einstellungen) zu administrativen Zwecken.
3. Wie wir Ihre Daten verwenden
- Zur Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Dienstes
- Zur Verwaltung von Buchungen, Freigaben und Benachrichtigungen
- Zur Zahlungsabwicklung und Verwaltung von Abonnements
- Zum Versand transaktionaler E-Mails (Einladungen, Buchungsbestätigungen)
- Zur Bereitstellung von Audit-Logs für Hub-Administratoren
- Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
4. Datenspeicherung
Ihre Daten werden in unserer Backend-Infrastruktur (Convex) in der EU-Region gespeichert. Authentifizierungsdaten werden von WorkOS verwaltet. Zahlungsdaten werden von Stripe verwaltet. Transaktionale E-Mails werden über Resend versendet.
5. Datenweitergabe
Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben Daten nur an unsere Dienstleister (WorkOS, Stripe, Resend) weiter, soweit dies zum Betrieb des Dienstes erforderlich ist, sowie soweit gesetzlich vorgeschrieben. Hub-Administratoren können Buchungsdaten und Audit-Logs innerhalb ihres Hubs einsehen.
6. Ihre Rechte (DSGVO)
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern
- Berichtigung: die Korrektur unrichtiger Daten zu verlangen
- Löschung: die Löschung Ihrer Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden“)
- Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten
- Widerspruch: der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen
- Widerruf der Einwilligung: eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen
Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter privacy@roombase.app. Hub-Administratoren können Hub-Daten auf der Einstellungsseite exportieren.
7. Cookies
Wir verwenden essenzielle Cookies für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung über WorkOS AuthKit. Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.
8. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto aktiv ist. Nach Löschung des Kontos entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen. Buchungs- und Audit-Daten können länger aufbewahrt werden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder berechtigte Geschäftsinteressen bestehen.
9. Sicherheit
Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter verschlüsselte Datenübertragung (TLS), sichere Authentifizierung (WorkOS AuthKit) und isolierte Backend-Infrastruktur (Convex). Dennoch ist keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 % sicher.
10. Kontakt
Bei Datenschutzfragen oder Datenanfragen kontaktieren Sie uns unter privacy@roombase.app.